SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VINACAM


 

Đại Hội Cổ đông: Đại Hội Cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của Tập đoàn, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và người được cổ đông ủy quyền.

Hội đồng Quản trị: HĐQT do Đại hội Cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của Tập đoàn. Nhiệm kỳ của HĐQT là 5 năm, hiện HĐQT Tập đoàn có 3 thành viên.

Ban kiểm soát nội bộ:

Ban Tổng Giám đốc: Bộ máy điều hành hoạt động hằng ngày của Tập đoàn.

  • Ban Tổng Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Đại Hội Đồng Cổ Đông và HĐQT cũng như trước pháp luật. Tổng Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Tập đoàn.
  • Phó Tổng Giám đốc: Chức năng, nhiệm vụ của Phó TGĐ Tập đoàn được HĐQT Quy định.

 CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG BAN:

1. Phòng Xuất nhập khẩu (Phòng XNK):  

  • Chức năng: 

- Tham mưu, giúp việc cho Ban TGĐ trong công tác quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của Tập đoàn.

- Tham mưu cho Ban TGĐ trong công tác xây dựng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu phát triển SX-KD của Tập đoàn.

- Phối hợp với các Phòng/Ban/Đơn vị trực thuộc tham mưu cho Ban TGĐ trong công tác marketing, phát triển thị trường, phát triển thương hiệu và tiêu thụ sản phẩm. 

-  Tham mưu, giúp việc cho Ban TGĐ trong công tác xuất nhập khẩu hàng hóa, đàm phán, ký kết các hợp đồng ngoại thương. 

  • Nhiệm vụ:

- Giúp Ban TGĐ điều hành, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động hàng ngày của Tập đoàn. 

- Giúp Ban TGĐ xây dựng định hướng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu phát triển SX-KD của Tập đoàn.

- Quan hệ đối nội, đối ngoại, đón, tiếp khách đến liên hệ công tác với Ban TGĐ. 

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban TGĐ. 

- Tổ chức các buổi hẹn gặp của TGĐ với đối tác; chuẩn bị các chuyến đi công tác cho TGĐ và giữ liên lạc với TGĐ trong suốt thời gian TGĐ đi công tác.

- Truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo của Ban TGĐ tới các Phòng/Ban/Đơn vị trực thuộc một cách kịp thời.

- Giúp Ban TGĐ soạn thảo văn bản, gửi và nhận văn bản hoặc thông tin bằng (điện thoại, thư tín, email, máy fax); 

- Dịch thuật các văn bản, tài liệu, thư điện tử cho Ban TGĐ khi có yêu cầu. 

- Lên kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu hàng hóa (Đàm phán, thương thảo, ký kết và theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng ngoại thương và đôn đốc thu hồi công nợ).

- Mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan.

2. Phòng Nghiệp vụ - Kinh doanh:

  • Chức năng:

- Tham mưu cho Ban TGĐ trong lĩnh vực SX-KD, các nghiệp vụ giao nhận và hiện trường.

- Lập các kế hoạch SX-KD và triển khai thực hiện.

- Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng và đôn đốc thu hồi công nợ.

- Phối hợp với phòng Marketing tham mưu cho Ban TGĐ trong công tác phát triển thị trường, marketing, phát triển và tiêu thụ sản phẩm, quản lý hệ thống đại lý, khách hàng của Tập đoàn. 

- Phối hợp với phòng Xuất nhập khẩu trong công tác xúc tiến thương mại, xuất/nhập khẩu các sản phẩm theo chức năng kinh doanh của Tập đoàn;

- Lập kế hoạch, triển khai thực hiện công tác giao/nhận hàng, giải phóng hàng, thuê kho bãi, vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa, hàng hóa lưu kho, lưu bãi.

  • Nhiệm vụ:

- Lập và trình Ban TGĐ phê duyệt kế hoạch SX-KD hàng năm và chiến lược SX-KD của Tập đoàn trong từng giai đoạn. 

- Thống kê, tổng hợp các nguồn thông tin trong, ngoài hệ thống liên quan đến công tác điều phối hàng hóa, kịp thời tư vấn cho phòng Xuất nhập khẩu và tham mưu cho Ban TGĐ có kế hoạch mua/bán, điều phối hàng hóa hợp lý nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hóa.

- Thống kê hàng hóa, lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng, giá bán trình Ban TGĐ duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.

- Quản lý các hợp đồng kinh tế (quá trình đàm phán, ký kết, tiến độ thực hiện, đôn đốc thu hồi công nợ và thanh lý hợp đồng).

- Thuê các phương tiện vận chuyển theo phương án giá đã duyệt. Thường xuyên đánh giá việc thực hiện hợp đồng để có hướng thay đổi đối tác kịp thời (nếu xét thấy không đạt yêu cầu) nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất.

- Tổ chức quản lý kho hàng của Tập đoàn và hàng của Tập đoàn gửi kho các đơn vị dịch vụ. 

- Triển khai thực hiện nhập/xuất hàng nhanh chóng, kịp thời đúng theo quy trình, quy định về thủ tục nhập/xuất hàng của Tập đoàn;

- Bốc xếp hàng hóa nhanh chóng, chính xác; bảo quản, sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, hợp lý theo nguyên tắc dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra và đảm bảo yêu cầu của PCCC và an toàn lao động.

- Thường xuyên thực hiện cân đối, rà soát, theo dõi tình hình hàng tồn kho tại các kho dịch vụ để có các biện pháp điều chuyển hàng hoá nội bộ kịp thời, hợp lý, đảm bảo tính luân chuyển của hàng hoá.

- Tổng hợp nhu cầu hàng hóa của Tập đoàn, Chi nhánh, Cửa hàng (nếu có), cùng với dự báo của bộ phận Thương vụ, cân đối với thực tế tồn kho để lập kế hoạch điều phối nhập/xuất hàng cho hợp lý.

- Tổ chức thực hiện các hoạt động nhập/xuất hàng theo kế hoạch của Tập đoàn. Tổ chức giao hàng kịp thời, chính xác, đảm bảo các thủ tục pháp lý trong khâu vận chuyển để công tác giao hàng đến khách hàng, đối tác và các đơn vị trong toàn hệ thống nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và an toàn.

- Đề xuất các biện pháp và xử lý các biên bản thừa, thiếu, hư hỏng của khâu giao/nhận hàng giữa bên vận chuyển và các chi nhánh.

- Xử lý hàng kém phẩm, hết hạn, hư hỏng, …. trong quá trình kinh doanh, đảm bảo nhanh, hợp lý, bảo vệ uy tín sản phẩm của Tập đoàn trên thị trường;

- Mua bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa, hàng lưu kho, lưu bãi;

- Kết hợp cùng phòng Marketing thực hiện: Lên market bao bì với nhà sản xuất trình Ban TGĐ duyệt trước khi triển khai in ấn; Các nghiệp vụ marketing, chính sách bán hàng, quản lý hệ thống đại lý, phát triển thị trường, hội thảo giới thiệu các sản phẩm của Tập đoàn.

- Phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán để thực hiện:

 Đối chiếu phiếu nhập/xuất/tồn hàng hóa theo định kỳ một tháng một lần;

 Đối chiếu lượng tiền khách hàng trả hàng ngày/tháng nhằm đảm bảo tính chính xác đối với từng khách hàng;

Kiểm kê hàng hóa định kỳ, cuối năm; 

3. Phòng Tài chính - Tế toán: 

  • Chức năng:

-  Tham mưu cho Ban TGĐ về cơ cấu vốn, nguồn vốn, biến động tỷ giá.

- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn SX-KD của Tập đoàn dưới mọi hình thái; sự biến động tình hình tài chính trong Tập đoàn và ngoài thị trường qua từng thời kỳ; tình hình vốn vay tại các Ngân hàng; cố vấn cho Lãnh đạo các vấn đề liên quan.

- Tham mưu cho Ban TGĐ về công tác tài chính, kế toán; về chế độ kế toán, chính sách thuế, ...và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động SX-KD.

- Giúp Ban TGĐ thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính, kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, thực hiện hạch toán, kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán và các chế độ chính sách Nhà nước quy định.

-  Thực hiện việc lưu trữ, bảo mật các hồ sơ có liên quan tới tài chính, kế toán theo đúng quy định.

- Tổ chức thực hiện việc kiểm kê định kỳ, đột xuất đối với toàn bộ tài sản bằng tiền, hàng hoá, Công cụ dụng cụ - Tài sản cố định, theo đúng quy định. Phối hợp với các đơn vị liên quan thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các vấn đề có liên quan tới hàng hoá, tiền, ngoại tệ … nhằm quản lý chặt và phát hiện kịp thời những sai phạm có liên quan tới tài sản, trình báo Ban TGĐ xử lý kịp thời.

  • Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch tài chính tháng, quý, năm; báo cáo tình hình tài chính của Tập đoàn cho Ban TGĐ theo định kỳ (hoặc đột xuất). 

- Quản lý, đánh giá hoạt động tài chính trong Tập đoàn; cân đối tài chính của Tập đoàn và các Công ty thành viên để đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.

- Xây dựng trình Ban TGĐ/HĐQT ban hành quy chế quản lý tài chính của Tập đoàn, kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của Tập đoàn;

- Lập báo cáo quyết toán theo đúng quy định, đề nghị cấp (và cấp lại) hạn mức tín dụng tại các Ngân hàng; 

- Ghi chép, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, nguồn vốn, quá trình sử dụng vốn của Tập đoàn; ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của Tập đoàn.

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Ban TGĐ phê duyệt; phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Ban TGĐ.

- Kiểm tra phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Tập đoàn.

- Theo dõi, thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn vốn của Tập đoàn.

- Lập và nộp báo cáo tài chính, cung cấp số liệu báo cáo đúng và kịp thời cho các các cơ quan thẩm quyền theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán, thống kê hiện hành. 

- Báo cáo kết quả hoạt động SX-KD cho Ban TGĐ Tập đoàn theo quy định.

- Báo cáo tình hình hoạt động của các Đơn vị trực thuộc Tập đoàn; phối hợp với Ban Kiểm soát kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của các Công ty thành viên (nếu Ban TGĐ chỉ định).

- Chấp hành quyết định của Ban Kiểm soát về công tác kiểm tra hoạt động kế toán, tài chính (nếu có).

- Phổ biến, hướng dẫn các Phòng/Ban/ Đơn vị trực thuộc Tập đoàn thực hiện thống nhất các biểu mẫu, quy trình, thủ tục; … thuộc về lĩnh vực kế toán; thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính của Tập đoàn nhằm giúp cho khâu kiểm soát nội bộ trong kế toán rõ ràng, dễ hiểu và đúng quy định tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động hữu hiệu.

- Thường xuyên thực hiện cân đối, rà soát, giữa sổ sách và thực tế để có các biện pháp đề nghị Ban TGĐ hoặc các Phòng/Ban/Đơn vị trực thuộc Tập đoàn điều chuyển hàng hoá nội bộ kịp thời, hợp lý, đảm bảo tính luân chuyển của hàng hoá.

- Phối hợp với:

Phòng Nghiệp vụ - Kinh doanh thực hiện đối chiếu, kiểm kê nhập, xuất hàng hóa theo định kỳ hoặc đột xuất; thường xuyên đối chiếu (tháng, quý) về công nợ phải thu, phải trả với khách hàng, phối hợp thu hồi công nợ;

 Phòng Xuất nhập khẩu và phòng Nghiệp vụ - Kinh doanh cùng mở L/C;

Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện đối chiếu kiểm kê tồn quỹ tiền mặt; tính lương và các chế độ cho người lao động;

Bộ phận tài chính của Đơn vị trực thuộc Tập đoàn và các Công ty thành viên điều chuyển linh hoạt tài chính;

4. Phòng Marketing: 

  • Chức năng

- Tham mưu cho Ban TGĐ các chiến lược, cơ chế, chính sách phát triển sản phẩm và phát triển thị trường của Tập đoàn.

- Đề xuất xây dựng hình ảnh, thương hiệu Tập đoàn thông qua các sản phẩm, các sự kiện và chăm sóc khách hàng.

- Đề xuất ý tưởng mẫu mã sản phẩm, các chương trình quảng cáo, truyền thông.

- Phối hợp với các phòng chức năng trong Tập đoàn triển khai các chính sách, kế hoạch phát triển thị trường tiêu thụ của Tập đoàn đã được Ban TGĐ phê duyệt. 

  • Nhiệm vụ

- Nghiên cứu thị trường phân bón trong nước và quốc tế, lập báo cáo tình hình theo từng tháng, quý, năm. 

- Phân vùng thị trường, chăm sóc đại lý; đánh giá sản lượng tiêu thụ của đại lý và báo cáo từng tháng, quý, năm.

         - Lập biểu đồ đại lý, quản lý khách hàng; phân tích khách hàng và các kênh tiêu thụ.

- Xây dựng kế hoạch, triển khai các chương trình hội thảo, hội nghị khách hàng, các sự kiện quan trọng của Tập đoàn trong năm.

- Lập dự trù kinh phí hoạt động của phòng theo từng tháng, quý, năm.

- Lập và triển khai kế hoạch marketing, chăm sóc khách hàng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

- Vận động tài trợ từ các đối tác cho hoạt động marketing phát triển sản phẩm; kết hợp cùng Quỹ Khuyến học Vinacam trực tiếp tham gia công tác trao học bổng cho học sinh, sinh viên nghèo theo kế hoạch.

- Thiết kế quản lý đồng bộ nhận diện thương hiệu, hình ảnh của Tập đoàn.

- Tổ chức thực hiện và quản lý các công việc khác theo yêu cầu của Ban TGĐ.

5. Phòng Tổ chức - Hành chính: 

  • Chức năng:

Tham mưu cho Ban TGĐ về tổ chức bộ máy quản lý. Giúp Ban TGĐ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác hành chính, nhân sự. Quản trị hành chính văn phòng, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các Phòng/Ban trong Tập đoàn.

  • Nhiệm vụ

- Nghiên cứu xây dựng quy định, nội quy, quy chế nội bộ của Tập đoàn trình Ban TGĐ phê duyệt theo thẩm quyền. 

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định, nội quy, quy chế của CB-CNV và có những biện pháp xử lý kịp thời.

- Tổ chức thực hiện tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

- Thực hiện chính sách đãi ngộ lao động và đánh giá mức độ hoàn thành công việc tại các Phòng/Ban.

- Làm việc với các Cơ quan truyền thông về hoạt động của Tập đoàn, các Cơ quan Nhà nước vế các vấn đề lao động, hành chính.

- Thực hiện công tác văn thư, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn phòng cho các Phòng/Ban.

- Quản lý và khai thác tài sản của Tập đoàn.

- Công tác ISO.

- Tổ chức thực hiện và quản lý các công việc khác theo yêu cầu của Ban TGĐ.

6. Chi nhánh Hà Nội:  Là một đơn vị trực thuộc Tập đoàn có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Nắm bắt thông tin thị trường trong và ngoài nước liên quan đến phân bón và những lĩnh vực nằm trong chiến lược phát triển của Tập doàn.

- Tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến mua bán hàng hóa, ký hợp đồng bảo hiểm, chỉ định tàu, hợp đồng bốc dỡ hàng với cảng, hợp đồng đóng gói hàng hóa, hợp đồng thuê kho, bãi…

- Thực hiện quản lý toàn bộ việc nhập xuất phân bón tại khu vực thành phố mà chi nhánh trú đóng cũng như các đại lý, báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc Tập đaonf và các phòng ban có liên quan để theo dõi.

- Giám đốc Chi nhánh báo cáo việc hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh cho Tổng Giám đốc.

 

  • Phân bón DAP Humic
  • Phân bón DAP Humic
  • Phân bón DAP Humic
  • Phân bón DAP Humic

Thành tựu vinacam


Vinacam Năm Trong TOP 500 Doanh Nghiệp Lớn Nhất Việt Nam 2015

Hành khúc vinacam



Quảng cáo Kali



Đọc nhiều



Sản phẩm chính



Video Công Ty



Đối tác chiến lược